CATÁLOGO DE PRODUCTOS
A través de esta opción, los administradores de la plataforma podrán crear, consultar y editar los ítems que forman parte de su base de datos.
Importante: Solo las empresas que tengan el servicio simplificado podrán crear y editar los productos. Aquellas empresas con el servicio avanzado solo podrán consultarlos debido a que los cambios de estos datos vienen desde el sistema contable.
CREACIÓN DE PRODUCTOS
Seleccionamos la pestaña de administración del menú superior:
Vamos a la opción “Catálogo de productos” del menú lateral izquierdo:
Clic en el botón verde de la zona superior izquierda llamado “Añadir Producto”:
Se despliega una ventana en la que veremos cuatro nuevas pestañas en donde se encuentran los datos que debemos diligenciar por cada producto que vamos a crear:
Información del Producto
En la pestaña llamada “Información del producto” se ingresan los datos básicos que identificaran cada ítem que se agregue.
Los datos de Código QR y Código EAN se deben diligenciar si se requiere utilizar el servicio de escaneo a la hora de reportar procesos con estos items.
El grupo la familia y la línea son las clasificaciones jerárquicas del producto que se este agregando.
El Volumen y el peso se utilizan para calcular procesos de entrega. No son obligatorios.
Inventarios
En esta zona se ingresan las cantidades disponibles del producto por bodega. En el campo llamado “Ubicación” se ingresa el código de la bodega al que se le requiere agregar la cantidad.
En caso de requerir agregar cantidades del productos en otras bodegas se usa el botón de la zona superior derecha llamado “Añadir Inventario”.
Nota: Los valores ingresados en el inventario de cada producto son estáticos para las empresas con el servicio simplificado, esto quiere decir que no se actualizan automáticamente.
Precios
En la tercera pestaña se agregan los precios del producto que se esté ingresando. Es importante saber los códigos de las listas de precio a los que se les agregará valores.
Desde esta zona también se ingresan los porcentajes de descuento permitidos y los rangos máximos y mínimos del precio ingresado.
Para ingresar precios del producto en varias listas se dispone del botón para “Añadir Lista” en la zona superior derecha de la ventana.
Factores
El factor se refiere a la presentación del ítem que se este agregando, es decir, unidades, docenas, cajas etc.
Cada factor debe tener código y descripción.
Un producto puede estar disponible en varios factores, por eso se encuentra la opción de la zona superior derecha para “Añadir factor” en caso de ser necesario.
Una vez que se termine de ingresar la información de factores se habilita el botón verde de la zona inferior para Guardar.
CARGA MASIVA DE PRODUCTOS EN EXCEL
Para añadir varios productos a la base de datos se utiliza el botón “Importar Excel” ubicado en la zona superior derecha:
Este botón despliega una ventana desde la cual se descarga la plantilla en Excel para agregar productos.
El botón verde llamado “Descargar plantilla” genera la descarga del archivo de Excel con datos de ejemplo y con una pestaña de “Ayuda” con instrucciones para diligenciar cada celda.
El botón llamado “Generar plantilla base” genera la descarga del mismo archivo pero ya diligenciado con productos existentes en la base de datos. Esta opción es ideal para actualizar datos de los productos actuales.
En la plantilla de Excel se ingresan los datos respetando los formatos de cada celda y los títulos de las columnas. Es importante tener en cuenta que las columnas con títulos verdes deben ser diligenciadas obligatoriamente, las columnas con títulos grises pueden quedar vacías.
Una vez que se ingresen todos los datos necesarios en la plantilla, se guarda para ser subida de esta manera a la plataforma web.
Cuando se sube la plantilla al sistema, se despliega en la zona inferior una ventana en donde se muestra el resumen de los datos a cargar:
Si la plantilla tiene errores, en esta ventana se muestra una pestaña que los detalla y permite corregirlos en línea.
Cuando la plantilla que se esta subiendo no tiene ningún error se termina el proceso presionando el botón “Importar” ubicado en la zona inferior derecha.
CONSULTA Y EDICIÓN DE PRODUCTOS
En el panel principal del catálogo de productos se encuentran los filtros de Grupo y Familia para segmentar las consultas. En caso de requerir consultar todos los productos existentes se selecciona directamente la opción “Filtrar Productos” :
Se despliega el listado de productos con sus correspondientes botones para editar o inactivarlos:
El botón azul de “Ver/Editar” despliega el mismo formulario de creación con la posibilidad de cambiar los datos (Menos el código). El botón rojo de “Inactivar” cambia el estado del producto. El cambio de estado también se puede hacer masivamente con los cajones de selección izquierdos y el botón de “Acciones en lote”: